hubble（ハブル）とは?
✓ドキュメント編集のマネジメントを最適化する確立したソリューション
✓バージョンも差分もナレッジもクラウドで一元管理
✓Wordベースのサービスだから、これまでと変わらずドキュメント編集ができる
✓コミュニケーションがサービス上のチャットに集約するから話の漏れがなくなる
Wordで契約書を作成するときにドキュメントのバージョンや、編集についてのコミュニケーションが分散してしまい、その管理に時間をとられる。皆様は、こういった経験はございますでしょうか。
例えば、
・営業から契約書の修正依頼を受けたが、いま誰がどこを修正し、どの段階にあるのかタイムリーにわからない
・リーガルチェックで契約書を弁護士とやり取りする際、誰がどのような解釈をして文面変更が行われたのか把握できない
など、契約書など法務ドキュメントは重要な書面であるのに対して、情報共有が不透明になりがちという問題を抱えています。
ITにおいてGitHubがエンジニアのソースコード管理に革命を起こし働き方を一変させたように、リーガル業界にもGitHubがあれば、法務ドキュメントの管理に悩まされることはないのでは。
そういった思いで作られたhubbleは、法務ドキュメントのやり取りにおけるあらゆる業務をクラウドで一元管理することのできるSaaSです。
hubbleを導入することで、企業様は法務ドキュメントのバージョン・差分・ナレッジなどをクラウドで視覚的に管理することができます。
サービスの仕組み
サービスの仕組みはいたって簡単です。
Word形式のドキュメントファイルをサイト上で作成、もしくは既存ファイルのアップロードをします。
サイト上からファイルにアクセスし、ダウンロードすることなくWordで開いて編集することができます。
編集を終えたら、そのまま上書き保存することで自動的にクラウド上に新バージョンとしてアップロードされます。その際、旧バージョンとの差分も自動で視覚的に保存されます。
各バージョンに関しての意見交換は全てhubble内のチャット上で行えるため、コミュニケーションの経緯が分散される心配がありません。
導入後の企業様のメリット
エクスプローラーの中にたくさんのバージョンがあって、どれが最新版なのか、各バージョンの時系列はどうなっているのか、そういった情報が整理できなくなってしまうことは、ドキュメント編集でよくみられることです。
hubbleは時系列順にバージョンが管理されるので、複雑でわかりづらかったドキュメントのバージョン管理の見える化が可能です。
編集の時系列を、関わる全員で容易に共有できます。
差分管理それぞれの編集者が、ドキュメントのどの部分をどう編集したのかが、自動で保存されます。
そのため、新バージョンと旧バージョンの差分が明確になるので、自分自身以外が編集した箇所を見落とすようなことを確実に防ぐことができます。
これまでは各担当者の間でドキュメントに関するコミュニケーションがとられていたり、ドキュメント編集の背景や経緯が見えるような形で存在していなかったりと、業務上で育まれたナレッジが属人化していました。
その案件に関するナレッジをhubbleで一元管理をすることで、hubbleにアクセスすればその案件のすべての情報があるという状態を作ることができ、不測の事態に対する万全なバックアップとしても有効です。
ダウンロード、アップロードの必要が無い
これまでは、メール等のコミュニケーションツールでドキュメントファイルのやり取りが基本でした。
受け取ったファイルをダウンロードし、編集したものを「名前を付けて保存」して相手先へ送信する、この作業を何十回と繰り返す必要があり非常に手間がかかっていました。
hubbleは、ドキュメントファイルをクラウド上で自動的に一元管理できるため、これまでのファイルのやりとりが簡略化されます。
【最新機能】 ドキュメントリスト
2020年5月21日、これまでのバージョン管理機能等に加え、新たにHubble上の全ドキュメントを横断的に一覧し、検索することを可能にする「ドキュメントリスト」の近日中のリリースが発表されました。
この機能では、全ドキュメント内での高度な検索、柔軟な条件でのソートが可能となり、ナレッジデータベースとしての真価をより発揮できるようになります。
高度な検索・ソート
「契約書名」「契約相手方」「ドキュメント内容」といった様々なカラムでの検索ができます。加えて、必要に応じて新たなカラムを表示させることもできるため、社内でも役職や担当に合わせた利活用がはかどります。
ドキュメントリスト機能の実装で「担当者」「契約終了日」といったカラムがついたことに伴い、タスクと案件の期限管理機能も実現しました。
タスク管理
案件ごとの作業状況が見える化します。
期限管理
膨大な契約の中から、契約の更新または解約を検討する期間を踏まえたアラートをしてくれます。
過去のドキュメントから参照したい部分を探す時間が大幅に短縮され、より本質的な業務に時間も意識も集中することができます。既にhubbleユーザーである方も、これからhubbleの導入を考えていらっしゃる方も、是非より強力なドキュメントマネジメントを実現する新機能「ドキュメントリスト」をご検討されてみてはいかがでしょうか。
hubbleの３つのポイント
①Word文化はそのままで、導入が可能
hubbleはWordをベースとしたサービスとなるため、導入される企業様はこれまで通りWordで実際の編集作業を行えます。
そのため導入のハードルが非常に低い事が特徴です。
②複雑な操作を必要とせず、簡単に利用できる
hubbleの利用では、複雑な操作を一切必要としません。
管理における煩わしい作業は全てhubbleが自動的に行うため、ドキュメントのクオリティを高めることだけに専念することができます。
③他社サービスとのAPI連携が可能
クラウドサイン(cloudsign)と連携することで、hubbleで作成した契約書でそのままクラウドサイン(cloudsign)を使った締結作業ができます。
slackとの連携では、hubbleでドキュメントに関するコメント来たときに、slackのチャンネルやダイレクトメッセージで通知を受け取ることができます。
この様に他社サービスとの連携で、シームレスなhubbleの利用が可能です。
まとめ
現在弊社でもhubbleを導入しており、リーガルなドキュメント制作の場面において、バージョン管理や差分の見える化、各案件のナレッジの共有といった様々なメリットを体感しております。
それだけでなく、パートナー様とのドキュメントの共同編集や、リモートで働くインターンシップ生が製作するコラム記事の添削といった、あらゆるWordベースでの業務でhubbleの活用の幅が広がっております。
是非、hubble導入による「ドキュメントのやりとりの爆速化」をご検討してみてはいかがでしょうか。
弊社ではhubbleに関するご相談を承っておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
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