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クラウドサインで契約書をクラウド管理!

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クラウドサインで契約書をクラウド管理!

 

※弊社はクラウドサインの公認販売代理店です。導入のご相談はお気軽にお問合せ下さい。

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契約書の電子化

Cloudsign(以下、クラウドサイン)とは、契約書の電子化ができ、そのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。

クラウド上で管理ということですから、もちろん紙の契約書が必要なくなり、一枚一枚の契約書に印鑑を押すという作業がなくなります。さらに、クラウド上で管理するということは保管場所がなくて済むということになります。紙媒体での契約書だと、印刷代、製本の手間、郵送の準備や切手代など、諸々の経費削減に繋がります。

直筆や朱肉を使った印鑑を押さなくても正式な書類として有効なの?と思われる方もいるかもしれませんが、もちろん、クラウド上で締結した契約書は正式な書類として法的にも認められます。

業界No1.の安心感


クラウド契約は、導入後に安心して使えるかが重要な選ぶポイントになると思います。クラウドサインは、業界No1.の導入者数で3万社以上の企業が使用しています。

契約書以外にもこんな書類が使えます。

クラウドサインを利用するメリット

実際にクラウドサインを利用するにあたってどのようなメリットがあるのでしょう。

 

【スピーディーな契約】

紙媒体で契約を交わす場合、書類を準備製本し、取引先に郵送し、書類を確認して捺印する。それを郵送して自社に届くという郵送に要する時間があります。結局、早くても3、4日かかることはざらにあります。

会社によっては書類を準備する人、捺印する人、郵送する人が違う場合が多々あるでしょう。それだけでも社内で数日かかる場合もあります。

クラウドサインを利用した場合

書類を確認し取引先にメールする

受け取ったメールを確認し添付された書類を確認する

押印して同意する

という工程だけなのです。ある程度の内容を説明してあるのであれば、タイミング次第で数分で契約を完了させることができます。

 

【3つのコストの削減】


◆印紙税の削減

印紙税とは、契約書や領収書など、「印紙税額一覧表」に挙げられている20種類の文書に課される税金のことです。記載された契約金額によって納税額が細かく分類されており、契約書に貼ることが義務付けられています。印紙代は契約が多い企業程大きなコストになっています。しかし、電子サインで契約締結する場合は、電子データへの印紙は必要ありません。

◆人的コストの削減

契約書の作成から処理には、印刷、製本、署名捺印、封入、郵送、保管など、多くの手間がかかっています。そこにどれだけの時間を要しているでしょうか。そこに郵送でのやり取りが出てくる場合には、郵送代だけでなく、配達する時間や確実に届いているかの確認、相手が郵送して待っている時間というコストが発生します。しかしクラウドサインの場合、契約書準備にあたる印刷・製本などの作業は必要ありませんし、契約締結までのワークフローは全てクラウド上の電子文書で完結できます。紙媒体で行っていた際に起こりやすい記入漏れによる返送のリスクもありません。場合によっては数分で契約を締結することができるのです。

◆郵送代、封筒代、紙代、インク代の削減

その他、細かい費用にはなりますが、紙媒体での契約書を交わす場合、郵送代・封筒代・紙代・インク代・印紙代はすべて必要コストになります。契約書を交わす機会が多ければ多いほどコストは増加します。クラウドサインを利用した場合、契約書の作成から署名、締結までをクラウド上の電子文書で完結することができます。よって、これらの費用が不要になり、大幅なコスト削減になります。

 

【安心、安全なコンプライアンス】

◆改竄防止

クラウドサインで締結されたPDF書類は誰も改竄することはできません。クライアントとクラウドサインの通信は常にSSL/TLSで暗号化されています。(256bit暗号化)合意締結されたすべての書類には、クラウドサインのみが発行可能な電子署名が付与されるため、クライアントを判別することができます。電子署名の仕組みには、強固な暗号化方式によって守られている公開鍵暗号方式に基づくデジタル署名を採用しています。改竄やなりすましのリスクに対応しています。

◆誰が受け取ったか明確

紙媒体で契約書を郵送した場合、誰が契約書を開封したのか、受け取ったのか、また捺印をしたのかは明確ではありません。クラウドサインで契約書を送信した場合は、送る先はメールアドレスで特定されます。決められたURLでのみアクセス可能になりますので、そのアドレスの持ち主がURLを誰かに公開しない限りはアクセスすることができないことになっています。

◆一元管理してくれるため書類の漏れがない

細々した契約には特にありがちですが、回収忘れをしている場合がありますよね。クラウドサインでは、送ったどの契約書でもステータスがすぐに見てわかるようになっています。さらに、ここからリマインドメールを送ることもできますので、便利です。また、紙媒体での契約書に比べ、締結する業務が簡易的になるので、双方ともに後回しになることが減ります。

 

【とにかく「楽」】

個別契約はメールが一番楽。と思っている方も多かったのではないでしょうか。契約の大小や、契約相手に関わらずクラウドサインで一括管理することで「管理」という面でとても楽になります。なんといってもステータス管理をしてくれるところが一番の楽さを感じるところだと思います。また、取引先としても、メールでの返答は楽かもしれませんが、クラウドサインでは、文字を打って返信するという手間が格段に省けます。メールよりもお互いに楽になることができます。

クラウドサインペイメント

 

【導入費用0円で未回収0円に】

クラウドサインで契約書や請求書を送るだけで、契約締結時にクレジットカード決済を受けることが出来ます。クレジットカード決済完了後に、カード会社から立て替え払いされるため、取引相手からの未回収は実質0円になります。

【利用条件】
◆費用
一切かかりません。クラウドサインの導入が条件です。
◆手数料率
法人:2%~(セゾンカードは2%、それ以外は2.45%)
個人:2.7%~(セゾンカードは2.7%、それ以外は3.15%)
◆対応カード
セゾンカード、UCカードまたはVisa、MasterCardブランドのクレジットカード
◆入金サイクル
月3回締め、5営業日後払い

費用について

フリープランはユーザー数1名のみのご利用で、最低限の契約締結業務を行うことに特化したプランとなっております。(個人事業主、企業の方など問わずお使いいただけます。)スタンダードプランでは社内の複数名での利用が可能であり、管理権限者の設定やテンプレート(雛形)管理など、企業でご利用いただく上で必要な機能を搭載しております。また、契約締結の送信件数も無制限に利用することが可能です。

ビジネスプランでは、社員が自由にクラウドサインに登録する事を制限する機能や承認権限(送信側の制限)等を付与することで内部統制に対応することが可能です。権限に制限をかける事によって、自社の他の社員がウェブサイトからクラウドサインにアカウント登録し、取引先と自由に契約するといった事を未然に防ぎます。

各種サービスとの連携

契約書の修正およびバージョン管理を行う『hubble』や進捗管理の『slack』等、便利なサービスと連携しており契約手続きをより簡素化することが可能です。

 

よくある質問

Q:書面でなくウェブ上で契約を結ぶことは法的に有効?

A:日本の法律上では契約の方法は自由です。ウェブ上での契約は法的に問題ありません。誰が、何を、いつ契約したかを電子署名とタイムスタンプにより担保しています。

ただし、例外的に書面で交付を要求される場合があります。ご心配な場合はクラウドサインまたは、最寄りの弁護士にお問い合わせください。

 

Q:本人性はどのように確認するの?

A:クラウドサインは本人性の確認を容易にするためにメールアドレス認証を基本としています。これに加えてアクセス認証もご利用いただけます。

 

Q:なぜクラウドサインは印紙税が不要なの?

A:印紙税法で印紙税の対象は課税文書とされていますが、現時点では電子文書は課税文書にあたらないとされています。

※弊社はクラウドサインの公認販売代理店です。導入のご相談はお気軽にお問合せ下さい。

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