契約書をクラウド管理 クラウドサイン徹底解説
※弊社はクラウドサインの公認販売代理店です。導入のご相談はお気軽にお問合せ下さい。
「押印や郵送などの作業だけで１〜２週間も時間がかかる」「押印のためだけに出社せざるをえなかった」こんな体験はありませんでしょうか。経団連会長からも「ハンコはデジタル時代に合わない」と発言しています。
そろそろハンコとはお別れし、契約の電子化を進めませんか？
弊社では創業依頼、一貫して契約書の電子化を進め今では全ての契約書、NDAを電子契約で行っています。電子契約に合わせた契約書文言もございますので、お気軽にご相談ください。 お問合せはこちら
契約書の電子化
Cloudsign(以下、クラウドサイン）とは、契約書の作成から管理まで一括して行えるクラウド型の電子契約サービスです。契約のスピードアップ、コスト削減、コンプライアンス強化、契約マネジメントの効率化など、多様なメリットを提供します。ユーザーは印刷や郵送の手間を省き、安全に契約書を管理できます。さらに、取引先がクラウドサインを使っていなくても契約締結が可能で、メールアドレスでの認証が行えます。
クラウドサインは、事前に契約内容について合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスとなっています。また電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行うことができます。
クラウド上で管理ということですから、もちろん紙の契約書が必要なくなり、一枚一枚の契約書に印鑑を押すという作業がなくなります。さらに、クラウド上で管理するということは保管場所がなくて済むということになります。紙媒体での契約書だと、印刷代、製本の手間、郵送の準備や切手代など、諸々の経費削減に繋がります。
直筆や朱肉を使った印鑑を押さなくても正式な書類として有効なの？と思われる方もいるかもしれませんが、もちろん、クラウド上で締結した契約書は正式な書類として法的にも認められます。
弁護士が監修し、弁護士ドットコムが運営しているサービスで、累計100万件以上の契約締結実績もでています。
2019年10月には大手銀行・三井住友フィナンシャルグループ（ＳＭＢＣ）と共同で、企業の契約手続きのデジタル化を手掛ける「ＳＭＢＣクラウドサイン」を設立。
2020年6月には、法務省が商業登記に利用可能な電子署名サービスにクラウドサインを指定するなど、ハンコがますます不要になっていくことを示唆しています。
業界No1.の安心感
クラウド契約は、導入後に安心して使えるかが重要な選ぶポイントになると思います。クラウドサインは、業界No1.の導入者数で５万社以上の企業が使用しています。電子契約導入シェア80％超を維持しています。
※電子契約サービス主要12社において、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数 （株）矢野経済研究所調べ 2019年7月現在
クラウドサインを利用するメリット
実際にクラウドサインを利用するにあたってどのようなメリットがあるのでしょう。
【スピーディーな契約】
紙媒体で契約を交わす場合、書類を準備製本し、取引先に郵送し、書類を確認して捺印する。それを郵送して自社に届くという郵送に要する時間があります。結局、早くても３、４日かかることはざらにあります。
会社によっては書類を準備する人、捺印する人、郵送する人が違う場合が多々あるでしょう。それだけでも社内で数日かかる場合もあります。
クラウドサインを利用した場合
| ①書類を確認し取引先にメールする②受け取ったメールを確認し添付された書類を確認する
③押印して同意する |
という工程だけなのです。ある程度の内容を説明してあるのであれば、タイミング次第で数分で契約を完了させることができます。
【３つのコストの削減】
◆印紙税の削減
印紙税とは、契約書や領収書など、「印紙税額一覧表」に挙げられている20種類の文書に課される税金のことです。記載された契約金額によって納税額が細かく分類されており、契約書に貼ることが義務付けられています。印紙代は契約が多い企業程大きなコストになっています。しかし、電子サインで契約締結する場合は、電子データへの印紙は必要ありません。
◆人的コストの削減
契約書の作成から処理には、印刷、製本、署名捺印、封入、郵送、保管など、多くの手間がかかっています。そこにどれだけの時間を要しているでしょうか。そこに郵送でのやり取りが出てくる場合には、郵送代だけでなく、配達する時間や確実に届いているかの確認、相手が郵送して待っている時間というコストが発生します。しかしクラウドサインの場合、契約書準備にあたる印刷・製本などの作業は必要ありませんし、契約締結までのワークフローは全てクラウド上の電子文書で完結できます。紙媒体で行っていた際に起こりやすい記入漏れによる返送のリスクもありません。場合によっては数分で契約を締結することができるのです。
◆郵送代、封筒代、紙代、インク代の削減
その他、細かい費用にはなりますが、紙媒体での契約書を交わす場合、郵送代・封筒代・紙代・インク代・印紙代はすべて必要コストになります。契約書を交わす機会が多ければ多いほどコストは増加します。クラウドサインを利用した場合、契約書の作成から署名、締結までをクラウド上の電子文書で完結することができます。よって、これらの費用が不要になり、大幅なコスト削減になります。
【安心、安全なコンプライアンス】
◆改竄防止
クラウドサインで締結されたPDF書類は誰も改竄することはできません。クライアントとクラウドサインの通信は常にSSL/TLSで暗号化されています。（256bit暗号化）合意締結されたすべての書類には、クラウドサインのみが発行可能な電子署名が付与されるため、クライアントを判別することができます。電子署名の仕組みには、強固な暗号化方式によって守られている公開鍵暗号方式に基づくデジタル署名を採用しています。改竄やなりすましのリスクに対応しています。また、アップロードされたファイルは暗号化して保存されており（AES-GCMによる暗号化）、第三者によるデータの読み取りを防ぎます。毎日自動でバックアップすることにより、クラウドサイン上の契約書を流出や紛失から守ることができます。
◆誰が受け取ったか明確
紙媒体で契約書を郵送した場合、誰が契約書を開封したのか、受け取ったのか、また捺印をしたのかは明確ではありません。クラウドサインで契約書を送信した場合は、送る先はメールアドレスで特定されます。決められたURLでのみアクセス可能になりますので、そのアドレスの持ち主がURLを誰かに公開しない限りはアクセスすることができないことになっています。
◆一元管理してくれるため書類の漏れがない
細々した契約には特にありがちですが、回収忘れをしている場合がありますよね。クラウドサインでは、送ったどの契約書でもステータスがすぐに見てわかるようになっています。さらに、ここからリマインドメールを送ることもできますので、便利です。また、紙媒体での契約書に比べ、締結する業務が簡易的になるので、双方ともに後回しになることが減ります。
【スピード感があり、とにかく「楽」】
個別契約はメールが一番楽。と思っている方も多かったのではないでしょうか。契約の大小や、契約相手に関わらずクラウドサインで一括管理することで「管理」という面でとても楽になります。なんといってもステータス管理をしてくれるところが一番の楽さを感じるところだと思います。また、取引先としても、メールでの返答は楽かもしれませんが、クラウドサインでは、文字を打って返信するという手間が格段に省けます。メールよりもお互いに楽になることができます。
常にアップデートされる最新機能
クラウドサインの最新機能には、直感的な操作画面、メール認証による二段階・二要素認証、弁護士ドットコムによる電子署名とタイムスタンプによる非改ざん性の保証などが含まれています。エンタープライズプランでは、アカウントと権限のカスタマイズ、IPアドレス制限、シングルサインオン、複数部署管理機能、登録制限などが提供されます。これに加え、契約一元管理機能、多様な認証・契約締結方法、API連携による業務効率化などの機能も備えています。
詳細はクラウドサインのウェブサイトをご覧ください。
クラウドサインペイメント
【導入費用0円で未回収0円に】
クラウドサインで契約書や請求書を送るだけで、契約締結時にクレジットカード決済を受けることが出来ます。クレジットカード決済完了後に、カード会社から立て替え払いされるため、取引相手からの未回収は実質0円になります。
| 【利用条件】 ◆費用 一切かかりません。クラウドサインの導入が条件です。 ◆手数料率 法人：2％～（セゾンカードは2％、それ以外は2.45％） 個人：2.7％～（セゾンカードは2.7％、それ以外は3.15％） ◆対応カード セゾンカード、UCカードまたはVisa、MasterCardブランドのクレジットカード ◆入金サイクル 月３回締め、５営業日後払い |
費用について
フリープランはユーザー数１名のみのご利用で、最低限の契約締結業務を行うことに特化したプランとなっております。（個人事業主、企業の方など問わずお使いいただけます。）スタンダードプランでは社内の複数名での利用が可能であり、管理権限者の設定やテンプレート（雛形）管理など、企業でご利用いただく上で必要な機能を搭載しております。また、契約締結の送信件数も無制限に利用することが可能です。
ビジネスプランでは、社員が自由にクラウドサインに登録する事を制限する機能や承認権限（送信側の制限）等を付与することで内部統制に対応することが可能です。権限に制限をかける事によって、自社の他の社員がウェブサイトからクラウドサインにアカウント登録し、取引先と自由に契約するといった事を未然に防ぎます。
各種サービスとの連携
契約書の修正およびバージョン管理を行う『hubble』や進捗管理の『slack』等、便利なサービスと連携しており契約手続きをより簡素化することが可能です。
クラウドサインの具体的な使用方法
クラウドサインの使用方法は以下の手順で進められます。
- 契約書やその他の書類を作成し、クラウドサインにアップロードします。
- 相手方のメールアドレスを入力し、書類を送信します。
- 相手方はメールで届いたリンクをクリックし、オンラインで書類の内容を確認します。
- 相手方が内容に同意し、電子署名を行います。
- 合意が完了した書類は、クラウドサイン上で保管・管理されます。
特定の業界や職種での使用例
クラウドサインは、さまざまな業界や職種で利用されています。導入事例には、以下のようなものがあります。
クラウドサインは、様々な業界や職種で採用されています。例えば、株式会社千葉ステーションビルでは、JRのセキュリティ基準に適合する形での導入が行われ、東日本電信電話株式会社では、セキュリティ基準を守りつつ電子契約の利便性を維持する運用を実現しています。これらの事例は、クラウドサインがどのようにして高いセキュリティ基準を満たしながら業務効率を向上させるかを示しています。
- JRのセキュリティ基準にも適合した導入事例（株式会社千葉ステーションビル）
- セキュリティ基準を守りながら電子契約の利便性を損なわない運用を実現した事例（東日本電信電話株式会社）
- 契約のデジタル化に役立つ機能の充実: クラウドサインは、契約情報のデータ化を目指しており、契約書の保管機能が特に強化されています。AIを活用して契約書内のデータを自動分類し、契約管理を効率化することが可能です。
- 厳重なセキュリティ対策: クラウドサインは、政府のシステム調達におけるセキュリティ基準「ISMAP」やISO27001・ISO27017の認証を取得しており、企業にとって重要な契約書の機密性を高いレベルで保護しています。
- トータルコストの低さ: クラウドサインは、送信単価だけでなく、電子契約の導入・運用に必要な機能全てを考慮したトータルコストで他のツールと比較して低コストであることが指摘されています。
これらのポイントは、実際にクラウドサインを導入している企業の声として、ソフトバンク株式会社や株式会社リコーなどの大手企業が評価している点です。彼らはクラウドサインの契約管理機能、高いセキュリティ基準、そして低いトータルコストを選定の理由として挙げています。
他の電子契約サービスとの比較
クラウドサインは、国産の電子契約システムとして代表的なサービスの一つです。
テンプレート管理機能、一括作成機能、更新などのアラート通知機能、ワークフロー申請機能、契約書管理機能など、必要な機能が一通り揃っています。また、本人確認を強化する二要素認証にも対応しています。他の電子契約サービスと比較して、クラウドサインは法的安全性だけでなく、使いやすさや連携機能も評価されています。
ただし、他のサービスと比較する際には、自社のニーズや予算に合ったサービスを選ぶことが重要です。電子契約サービスの比較サイト（例：ITトレンド、ASPIC、ボクシルSaaS）を利用して、各サービスの特徴や評価を確認することがおすすめです。
よくある質問
Q：書面でなくウェブ上で契約を結ぶことは法的に有効？
A：日本の法律上では契約の方法は自由です。ウェブ上での契約は法的に問題ありません。誰が、何を、いつ契約したかを電子署名とタイムスタンプにより担保しています。
ただし、例外的に書面で交付を要求される場合があります。ご心配な場合はクラウドサインまたは、最寄りの弁護士にお問い合わせください。
Q：本人性はどのように確認するの？
A：クラウドサインは本人性の確認を容易にするためにメールアドレス認証を基本としています。これに加えてアクセス認証もご利用いただけます。
Q：なぜクラウドサインは印紙税が不要なの？
A：印紙税法で印紙税の対象は課税文書とされていますが、現時点では電子文書は課税文書にあたらないとされています。
まとめ
実は思っている以上に「紙の契約書」の文化が根付いている会社はまだまだ多い印象です。弊社のお客様でも最初は慣れないと感想をいただくこともありますが、
いざ導入して数ヶ月ほど経過すると「楽だし便利」という反響が多いです。
そろそろハンコとはお別れし、契約の電子化のご検討を進めてみてはいかがでしょうか。
従業員数や業種・職種によって契約体系や方法に違いがありますので、まずは自社での導入が可能か、また導入できるとしたらどういったスケジュールなのか、今まで貯まっている紙の契約書はどうなるのか？など、気になる点がございましたらお気軽にご連絡下さいませ。
※弊社はクラウドサインの公認販売代理店です。
