リモートワークで見えてきた企業の課題とは？
新型コロナウイルス感染拡大を機にリモートワークを導入された企業様も多いかと思います。
ZOOMなどオンラインでのやり取りが増え、ハンコ文化が見直され、本質的に必要な業務にフォーカスされていくリモートワークは、コロナ禍のスタンダードとなっていくことが予想されます。
通勤時間がなくなるなど、効率性や生産性向上が期待されているリモートワークですが、実際にはじめてみると、“組織の生産性はどこまで上がっているのか？”疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。
チャットツールがあるから問題ないと思っていた情報共有も、レスポンス待ちや、膨大な過去ログを遡る苦労、といった課題で意外と対面時のようにスムーズにいかない。
また、メンバーがそれぞれ今何をしているか、これから何をするかが分からないため、タスクの割り振りや問い合わせがしづらく、対面時ほど組織のパフォーマンスがあがらない。
など、企業は急激なリモートワークへの対応を迫られる一方で、組織の生産性を上げる仕組みが追いついていないように感じるところもあります。
本記事では、リモートワークの生産性における課題と原因を分析しながら、解決策としての「チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツール・Stock」を紹介いたします。
リモートワークの生産性を支える２つ要素
情報共有
リモートワークではデスクの隣には誰もメンバーがいません。そのため、今までは気軽にすぐ行えていた、ちょっとした確認や進捗報告、情報共有をしようと思ったとき、チャットを送って返信を待ったり、ZOOMのMTGをスケジューリングする必要があったり、チャットの膨大な過去ログを遡ったりと、一気にハードルが高くなってしまいます。
そういった同じ場所にいないが故のタイムロスやコストを回避するためには、体系立てられた情報共有の仕組みやルールが必要です。このタスクに関する情報はここを参照すれば良い、この判断はここに共有・報告を行えば良い、といったことを瞬時に対処できるような仕組みがあるだけで、業務の流れが劇的にスムーズになります。
タスク管理と見える化
リモートワークになってしまうとどうしても、従業員の働いている状況が見えづらくなってしまいます。リモートワーク下でも生産性を維持・向上させていくためには、誰がどんな業務に就いているのか、従業員同士の稼働状況がお互いに見える化されている必要があります。
見える化することで、誰にタスクを振るべきか、各タスクについては誰に問い合わせれば良いのか、そういった実際に会えないからこそ滞ってしまう社内間での連携を円滑に進めることができます。
以上の2つをリモートワーク環境の導入と並行して浸透させることで、リモートワークをコロナへの対処、だけではなく会社のステップアップの機会にすることができます。
Stockで生産性の高いリモートワークを
情報共有ツール「Stock」はシンプルな3つの機能で、リモートワークの生産性を高める土台を盤石なものにしてくれます。
①情報を流さず蓄積する「ノート」
リモートワークで必須となるチャットツール。遠隔でのコミュニケーションがスムーズになるツールはたくさんありますが、フロー（流れる）な情報となってしまい後からさかのぼって参照することは非常に面倒です。
Stockでは、ノートにサクサクと情報をストック（蓄積）しておくことで、素早く共有・参照することが可能になります。また、ノートにはあらゆるファイルを添付することができるため、アクセシビリティの高いナレッジデータベースとして機能します。
欲しい情報がすぐ手に入る、伝えたい情報がすぐ共有できる、Stockで実現するスムーズな情報共有は生産性に非常に大きな効果を発揮します。
②ノートを起点にタスク管理も
情報共有をしていく中で、新たにタスクが発生することは多々ございます。リモートワークでは、対面での会話ではなく、チャット上でのやり取りの中でタスクが発生します。タスク管理が適切ではないと、会話が流れたり、コミュニケーションの齟齬が発生したりしてタスクが漏れてしまいます。
情報をフローせずストックするStockでは、タスクに関しても「誰から誰へ、いつまでに、何をするのか」という情報を簡潔にストックし管理することができます。
ノートと紐付けて確認することができるため、各タスクの経緯やこれまでの流れをもとにタスクと社員の状況が把握できるため、互いが見えない中でも社内での連携をスムーズにとることができます。
③チャットツールもStockで一元化
Stockでは、リモートワークでは必須となるチャット機能も完備しており、チャットツールとしても利用することができます。Stockのチャットはノートごとに行われるため、複数の話題が錯綜せず一つの話題についてのコミュニケーションが一か所に集約します。そのため、Stockでやり取りをするだけで自動的にチャットの整理整頓が実現します。
また、Stock上でストックされるノートごとのチャットだけではなく、社員間での個別チャットも用意されています。Stockを導入するだけでタスク管理、情報管理、ファイル管理だけでなくチャットツールも一元化することが可能となり、いくつものツールを使い分ける煩わしさから解放されます。
Stockのポイント
高いユーザービリティ
従来の情報共有やタスク管理のツールは、高機能であったり多機能であったりすることにより、どれも使い方が難しいモノばかりでした。しかし、生産性を高めるためのツール導入自体に時間やコストがかかってしまっては本末転倒です。
Stockはチームの情報を最も簡単に残すことができるツールを自負しており、わかりやすいユーザーインターフェースとシンプルな機能性で、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなく使えるほど、導入のハードルが低いことがポイントです。
セキュリティが万全
情報共有ツールにおいて欠かせないのが、セキュリティの万全性です。
国内大手企業において金融サービスの開発ディレクターとしてシステム構築実績のある開発責任者のもと、Stockは高度なセキュリティ基準で開発・運用されています。
終わりに
スムーズな情報共有の仕組みを確立することで、コロナのための「守りのリモートワーク」から、会社の生産性が上がるステップアップの機会としての「攻めのリモートワーク」へと変えることができます。
本日ご紹介したStockは現在、「ユーザー数無制限、40ノートまで」の無料プランをお試しできます。ご検討お問い合わせお待ちしております。
