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【コロナ対策】明日から取り入れたくなるテレワーク用SaaS〈コミュニケーションツール編〉

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【コロナ対策】明日から取り入れたくなるテレワーク用SaaS〈コミュニケーションツール編〉

明日から取り入れたくなるテレワーク用SaaS

コロナウイルスの被害が世界的に拡大し、人々の過度の接触を避ける目的でテレワークへの関心が高くなっています。そこで今回は、テレワークを始める際に知っておきたい便利なSaaSについてご紹介いたします。

 

テレワークとは?

テレワークとは、「tele=離れたところ」と「work=働く」を合わせた造語です。これはIoT等の情報通信技術を活用して時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働くことを指しています。

現在、コロナウイルスの感染拡大を受けて、GMOインターネットグループや三菱重工など、多くの企業がテレワークの導入を始めています。

 

テレワークをするメリット

テレワークを導入することで以下のようなメリットがあると考えられます。

人との接触を減らすことができる

現在、世界的にコロナウイルスの感染拡大が危惧されています。コロナウイルスは飛沫感染や接触感染など、人と人とが接触すると感染するリスクが高まります。そのため、テレワークを導入すれば人と人の接触を減らすことができ、コロナウイルス感染の対策に繋がります。

 

場所や時間に縛られずに仕事ができる

テレワークを導入することで、時間に縛られずに働くことができるため、自律的に仕事を進めることができると考えられます。また、場所も固定されていないので、いつでも、どこでも作業をすることができます。

 

ワーク・ライフ・バランスの実現

テレワークを取りいれることによって時間の管理が自由にできるので、社員の私生活が充実します。多様なワークスタイルに柔軟に対応することができるようになり、人材採用の幅が広がることや、企業のブランドイメージ向上につながります。

 

コストの削減

通勤費や、電気代などのオフィス維持費や印刷の紙コストの削減につながります。また、電子機器を利用した業務が中心になるため、環境負担の削減にも役立ちます。

 

テレワークのデメリット

テレワークの導入により起こり得る弊害もございます。

コミュニケーションが希薄になる

相談したかったことができなかったり、誰がどのような仕事をしているのか把握できなかったりして、連携がとりにくくなります。コミュニケーションが希薄になることでチーム力の低下や労働生産性が低下するのではないかと懸念されます。

 

正確な勤務時間が把握しにくい

テレワークは、実際に会社に出勤して、働いた時間を記録しているわけではないので、社員が自分で働いた時間を記録することになります。そのため、企業側は正確な勤務時間を把握することが難しくなります。

 

導入する際にコストがかかる

テレワークを導入するにあたって新たなシステムの費用や管理費といった、新しいコストがかかるようになってしまいます。そのため、導入のメリットに見合うコストなのかを慎重に見極める必要があります。

 

 

テレワークのデメリットを改善するには…?

このようなデメリットを改善するにはどうしたらいいのでしょうか?

今回は“コミュニケーションが希薄になってしまう”というデメリットに焦点を当て、改善していくためのSaaSをいくつかご紹介します。

Whereby ーGoogle chromeから気軽にアクセス可能

Wherebyは、以前はappear-inというサービス名で展開しておりました。

○特徴

Wherebyは、様々なオンラインWeb会議サービスの中で、シンプルで使い勝手の良いサービスです。Zoomのように会議の度に都度Webミーティング用のURLを発行、メンバーに共有するという手間はかかりません。

○性能

一度発行したURLは、何度でも繰り返し利用することが可能です。もちろん、画面共有やチャットなどのWEB MTGに必須の機能も備えています。有料のWeb会議サービスの中では、Whereby は非常にコストパフォーマンスの良いサービスと言えます。Large Roomで最大12人まで、Small Roomでも最大4人まで同時利用可能です。

弊社では、3roomのプランを利用しています。月々1万円程度と大変値段も安く、使いやすい点ではオススメのツールです。こちらはアプリのダウンロードなど不要でリンクを共有だけで手軽にWeb Mtgを実施することが可能です。

無料デモはこちら

https://whereby.com/expact-demo

ご質問やデモなどお気軽にお申し付けくださいm(_ _)m

 

こちらは、弊社でも導入しましたが、時折通信状況が悪く音声の遅延等が発生することがあり、かつブラウザがGoogle chromeに限られるため

営業ツールではなく、社内のMTGツールとして利用しております。

 

bellFace ―オンライン上で商談ができる―

○特徴

bellFaceはオンライン上で商談をすることができるコミュニケーションツールです。NTT東日本やChatworkなど多くの企業で既に導入されています。

Bellfaceを利用することで、取引先に訪問しなくても対面で商談しているかのように電話からスムーズに商談へ移行することも可能です。コロナウイルスの感染拡大が懸念される社会にとって、とても重宝されるSaaSではないでしょうか。他社製品との大きな違いは電話で音声通話を行い、画面共有だけPCやタブレットを使う点とアプリダウンロードは不要(Chrome拡張機能はあり)で、様々なブラウザに対応している点です。

さらに、商談を行う際の資料を共有したり、名刺がダウンロードできたり、メモも相互に記入可能で営業には最適なツールです。営業担当者の肌艶をよく、かつ少し細く見せてくれるビューティ機能も実装されております。発表をサポートしてくれたりする機能もあります。

PCのマイクとカメラで商談を記録することにより商談の振り返りやハイパフォーマーのスキルを分析し社内で横展開するなどの営業分析ツールとしても有効です。

○性能

〈スムーズな商談〉

Bellfaceでは、スムーズな商談を実現するために接続をスピーディーにしたり、名詞の交換もオンライン上でしたりすることもできます。

〈営業マネジメントの効率化〉

営業の際に営業担当者にしか見えないカンペを表示したり、一つのメモを双方で同時に閲覧・編集したりすることができます。

 

○料金

bellFaceの利用には以下のようなコストがかかります。弊社のプランでは月々72,000円〜と少し他社サービスに比べると高めですが、利用者の制限人数はないため大企業であれば十分コストを吸収できると思います。同時に利用できるRoom数は制限がございますので、個別に最適なプランをお選びいただくことが可能です。

 

なおbellfaceでは、コロナウイルス対策を支援するために3月5日(木)~4月30日(木)の期間でbellfaceを無償で提供しています。弊社でも無料デモが可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

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Zoom ー大人数の会議もこれがあれば安心ー

Zoom

ZoomもPC、Mac、スマートフォンなど、様々な端末から Web会議に参加することができるクラウドサービスです。最近ではMTGのみならず、大人数のWebセミナーに使われるケースも増えてきました。こちらもZoomアプリをインストールする必要がありますが、比較的遅延も少なく快適にMtgを行うことが可能です。

○特徴

無料プランでも40分間MTGを行うことができるので、まずは無料でお試しいただくのが良いでしょう。有料プランでも比較的安価なコスト設定も評価されており、都心のスタートアップやVCとのMTGではほとんどこのZoomでMTGが完結されます。

最大の特徴は、参加人数の上限が非常に大きいということです。無料で100人、有料で最大500人までビデオチャットに参加可能となっています。大規模イベントをWebに代替する場合に、やはりこの同時接続人数の多さからZoomが選ばれるケースが多くなっていると思います。

○料金

料金も2,000円〜と安いので有料プランを使っている方も多い印象です。新型コロナで世界の株式市場が崩れる中、Zoomが株高となっているのもうなづけます。

弊社でも無料プランをずっと使っておりましたが、Zoomユーザーも増えてきておりますので有料プランも検討していきたいと思います。

https://zoom.us/

 

Skype ー大人数の会議もこれがあれば安心ー

○特徴

Skypeは、マイクロソフト傘下の音声・ビデオ通話、チャットを送ることができるコミュニケーションツールの草分け的存在です。
スマートフォン、パソコン、タブレット、ゲーム機などネット環境がある端末でSkypeを利用することが出来ます。電話やチャットをするコミュニケーションツールです。最大50人のユーザーとオーディオ会議を開催し、通話を記録したり字幕を表示させたりすることができます。様々な媒体からアクセス可能ですが、利用するためには、「Skype」アプリのダウンロードが必要です。Skypeによるビデオ通話や電話で、社員同士が簡単にコミュニケーションをとることができるため、テレワークのデメリットである“コミュニケーション不足”を改善することができます。

○性能

〈画面共有〉

プレゼンテーションや画像など、自分のデバイス上に表示されているものを通話中に相手と画面で共有することができます。ファイルや画像を送り合わなくても情報の共有ができるようになります。

 

Skype公式サイト

 

 

Chatwork ーコミュニケーションもタスク管理もこれ一つでー

○特徴

Skypeと同様に、チャットやビデオ/音声通話をすることができるコミュニケーションツールです。さらに、タスク管理やファイル管理など、仕事をする上で便利な機能も利用することができます。

Chatworkを導入することによって、仕事上の会議や会話をしたり、その会議で使う資料を表示・保存したりすることが簡単にできるようになります。

○性能

〈タスク管理〉

Chatwork内で依頼されたタスクのリマインダーとしても機能します。

〈ファイル管理〉

WordやExcelなどのオフィスファイルや画像ファイルなどをアップロードすることで、クラウドストレージのように管理することができます。

○料金

Chatworkは個人から組織での利用まで、様々なケースに合わせて利用することができます。料金は以下の通りです。(1ユーザー/一月あたり)

フリープラン 0円

パーソナルプラン 400円

ビジネスプラン 500円

エンタープライズプラン 800円

プランのグレードが上がるにつれて、ストレージや機能を増やすことができます。また、ビジネス・エンタープライズプランは、セキュリティ/管理機能を強化しているため、組織で導入する際に便利です。

Chatwork公式サイト

 

Slack ―業務に関する情報を一元管理―

○特徴

Slackは、仕事を効率化するために、業務に必要な人、情報、ツールをまとめたSaaSです。チャットを通じてコミュニケーションをとります。NIKKEI、DENA、mercariなど、様々な組織のコラボレーションに利用されています。

Slackを利用することによって一つの業務に関係する人、情報、ツール、メッセージをまとめることができます。在宅業務をすることになっても、スムーズに作業を進めることができるでしょう。

○性能

〈チャンネルの作成〉

チーム別、プロジェクト別など、組織に適したスタイルでチャンネル*を作成することができます。このチャンネルは同じ組織の中だけでなく、他組織の人とも作成することができます。

*1つの業務に関わる人、関係するチャットを1つのまとまりとしたもの。

〈ツールの連携〉

チームが作業するスペースから直接ツールやサービスにアクセスすることができます。SlackのAppディレクトリには、Slackと連携できるアプリが1500点以上そろっています。

〈関連キーワードの検索〉

過去のチャットの中から、あるキーワードが利用されていた会話を検索することができます。これにより、膨大な情報の中から関連情報を簡単に見つけることができます。

 

○料金(一月あたり)

フリープラン 0円

スタンダードプラン 800円

プラスプラン 1600円

Slack公式サイト

 

 

終わりに

ここまで見てきたように、テレワークをするためのコミュニケーションツールにはさまざまなものがあります。今回ご紹介したSaaSと共にテレワークを導入することで、テレワークのデメリットをカバーすることができます。コロナウイルスの対策を機にテレワークを導入してみてはいかがでしょうか。

弊社ではテレワークやそれに伴うSaaS導入についてのご相談を承っております。是非お気軽にお問い合わせください。

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