テレワークを円滑に進めるITツールとは
新型コロナウイルスの世界的拡大をうけ、2021年は国内でも全都道府県を対象に緊急事態宣言が発令されました。現在では、オミクロン株の拡大により、新型コロナウイルスの感染者数が急増しています。不要不急の外出を避けつつも社会生活を維持する必要があり、テレワーク環境の導入はあらゆる企業にとって急務となっています。しかし、急な労働環境の変化への対応に時間がかかることや、テレワーク自体にもいくつかデメリットが存在することなど、企業がテレワーク環境を導入するには様々な弊害があります。
EXPACTでは他県からジョインしているメンバーが多数いることもあり、日頃からテレワークを中心とした業務を行っています。従業員の感染リスクの低減、コロナ禍における事業継続だけでなく、時間や場所を有効活用できる新しい働き方として、テレワークを導入しませんか。
そこで今回は、EXPACTがテレワークを円滑に進めるために実際に利用しているITツールをご紹介いたします。
テレワークとは？
テレワークとは、「tele=離れたところ」と「work=働く」を合わせた造語です。これはIoT等の情報通信技術を活用して時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働くことを指しています。
現在、コロナウイルスの感染拡大を受けて、GMOインターネットグループや三菱重工など、多くの企業がテレワークの導入を始めています。
テレワークのメリット・デメリット
EXPACTが、実際にテレワークを導入する中で感じる、テレワークのメリットとデメリットをそれぞれご説明いたします。
メリット人との接触を減らすことができる
現在、世界的にコロナウイルスの感染拡大が危惧されています。コロナウイルスは飛沫感染や接触感染など、人と人とが接触すると感染するリスクが高まります。そのためテレワークを導入することで、3密を避け、ソーシャルディスタンスを保つことができ、コロナウイルス感染の対策に繋がります。
時間や場所に縛られずに仕事ができる
テレワークを導入することで、時間に縛られずに働くことができるため、自律的に仕事を進めることができると考えられます。また、場所も固定されていないので、いつでも、どこでも社員それぞれが自身にとって最適な環境で作業をすることができます。
ワーク・ライフ・バランスの実現
勤務時間に融通を聞かせることができるので、社員のワークライフバランスを保ちやすくなり、勤務時間のパフォーマンス向上が期待できます。多様なワークスタイルに柔軟に対応できるようになり、人材採用の幅が広がることや、企業のブランドイメージ向上にも繋がります。
コストの大幅削減
これまで通勤や移動にかかっていた時間を作業時間に充てることができるだけでなく、通勤手当や、オフィス維持費といったコストの削減につながります。また、電子機器を利用した業務が中心になるため、環境負担の削減にも役立ちます。
デメリット
コミュニケーションが希薄になる
相談したかったことができなかったり、誰がどのような仕事をしているのか把握できなかったりして、連携がとりにくくなります。コミュニケーションが希薄になることでチーム力の低下や労働生産性が低下するのではないかと懸念されます。
正確な勤務状況が把握しにくい
テレワークは、実際に会社に出勤して、働いた時間を記録しているわけではないので、社員が自分で働いた時間を記録することになります。そのため、企業側は正確な勤務時間を把握することが難しくなります。
導入コストがかかる
テレワークを導入するにあたって新たなシステムの費用や管理費といった、新しいコストがかかるようになってしまいます。そのため、導入のメリットに見合うコストなのかを慎重に見極める必要があります。
テレワークのデメリットを改善するには…？
このようなデメリットを改善するにはどうしたらいいのでしょうか？
EXPACTがテレワークのデメリットを改善するために導入しているITツールを、実際に使った上でのレビューを踏まえてご紹介いたします。
Whereby ー気軽にアクセスできるWEB会議サービスー
Wherebyは、以前はappear-inというサービス名で展開しておりました。
【特徴】
Wherebyは、様々なオンラインWeb会議サービスの中でも、シンプルで使い勝手の良いサービスです。Zoomのように会議の度に都度Webミーティング用のURLを発行、メンバーに共有するという手間はかかりません。
【性能】
一度発行したURLは、何度でも繰り返し利用することが可能です。もちろん、画面共有やチャットなどのWEB MTGに必須の機能も備えています。有料のWeb会議サービスの中では、Whereby は非常にコストパフォーマンスの良いサービスと言えます。Large Roomで最大１２人まで、Small Roomでも最大４人まで同時利用可能です。
弊社では、３roomのプランを利用しています。月々１万円程度と大変値段も安く、使いやすい点ではオススメのツールです。こちらはアプリのダウンロードなど不要でリンクを共有だけで手軽にWEB MTGを実施することが可能です。
【レビュー】
弊社で導入したところ、時折通信状況が悪く音声の遅延等が発生することがあり、かつブラウザがGoogle chromeに限られるため、営業ツールではなく、社内のMTGツールとして利用しております。希薄になりがちな社員間のコミュニケーションを補うことに役立っています。
弊社ではこちら↓にて無料デモを承っております。
https://whereby.com/expact-demo
ご質問やデモなどお気軽にお申し付けくださいm(_ _)m
bellFace ―オンライン上で商談ができる―
【特徴】
bellFaceはオンライン上で商談をすることができるコミュニケーションツールです。NTT東日本やChatworkなど多くの企業で既に導入されています。
Bellfaceを利用することで、取引先に訪問しなくても対面で商談しているかのように電話からスムーズに商談へ移行することも可能です。コロナウイルスの感染拡大が懸念される社会にとって、とても重宝されるITツールではないでしょうか。他社製品との大きな違いは電話で音声通話を行い、画面共有だけPCやタブレットを使う点とアプリダウンロードは不要（Chrome拡張機能あり）で、様々なブラウザに対応している点です。
さらに、商談を行う際の資料を共有したり、名刺がダウンロードできたり、メモも相互に記入可能で営業には最適なツールです。営業担当者の肌艶をよく、かつ少し細く見せてくれるビューティ機能も実装されております。プレゼンをサポートしてくれたりする機能もあります。
PCのマイクとカメラで商談を記録することにより、商談の振り返りやハイパフォーマーのスキルを分析し社内でナレッジを横展開に共有するなどの営業分析ツールとしても有効です。
【料金】
bellFaceの利用には以下のようなコストがかかります。弊社のプランでは月々72,000円〜と少し他社サービスに比べると高めですが、利用者の制限人数はないため大企業であれば十分コストを吸収できると思います。同時に利用できるRoom数は制限がございますので、個別に最適なプランをお選びいただくことが可能です。
なおbellfaceでは、コロナウイルス対策を支援するために3月5日(木)～4月30日(木)の期間でbellfaceを無償で提供しています。
弊社でも無料デモが可能ですのでお気軽にお問い合わせください。
Zoom ー大人数のWEB会議もこれがあれば安心ー
【特徴】
ZoomもPC、Mac、スマートフォンなど、様々な端末から Web会議に参加することができるクラウドサービスです。最近ではMTGのみならず、大人数のWebセミナーに使われるケースも増えてきました。こちらもZoomアプリをインストールする必要がありますが、比較的遅延も少なく快適にMTGを行うことが可能です。
【性能】
無料プランでも４０分間MTGを行うことができるので、まずは無料でお試しいただくのが良いでしょう。有料プランでも比較的安価なコスト設定も評価されており、都心のスタートアップやVCとのMTGではほとんどこのZoomでMTGが完結されます。
最大の特徴は、参加人数の上限が非常に大きいということです。無料で100人、有料で最大500人までビデオチャットに参加可能となっています。大規模イベントをWebに代替する場合に、やはりこの同時接続人数の多さからZoomが選ばれるケースが多くなっています。
【料金】
料金も2,000円〜と安いので有料プランを使っている方も多い印象です。新型コロナで世界の株式市場が崩れる中、Zoomが株高となっているのもうなづけます。
弊社でも無料プランをずっと使っておりましたが、Zoomユーザーも増えてきておりますので有料プランも検討していきたいと思います。
Chatwork ーコミュニケーションもタスクも一元管理ー
【特徴】
Skypeと同様に、チャットやビデオ/音声通話をすることができるコミュニケーションツールです。さらに、タスク管理やファイル管理など、これ一つで仕事上での社内のあらゆるやり取りを一元化できることが大きなメリットとなっております。
【機能】
〈タスク管理〉
社員間でタスクを相互に依頼することができ、依頼されたタスクはToDoリスト化して管理することができます。
さらに、タスクの見える化や完了時の通知を行ってくれることでリマインダーとしても機能します。
〈ファイル管理〉
WordやExcelなどのオフィスファイルや画像ファイルなどをアップロードすることで、クラウドストレージのように管理することができます。
【料金】
Chatworkは個人から組織での利用まで、様々なケースに合わせて利用することができます。料金は以下の通りです。(１ユーザー/一月あたり)
フリープラン 0円
パーソナルプラン 400円
ビジネスプラン 500円
エンタープライズプラン 800円
プランのグレードが上がるにつれて、ストレージや機能を増やすことができます。また、ビジネス・エンタープライズプランは、セキュリティ/管理機能を強化しているため、組織で導入する際に安心です。
【レビュー】
弊社では、案件別の担当チームでそれぞれトークルームを作成し、業務についてのやり取りに活用しています。メンションやリプライが見えやすくコミュニケーションツールとして優秀なだけでなく、ファイルのやり取りも容易なため、弊社では欠かせない存在となっています。
AKASHI ―あらゆるワークスタイルに対応した勤怠管理ツール―
【特徴】
AKASHIは、労働基準法や労使協定が定めるさまざまな労働時間に関する法に対応した勤務時間の管理ができます。また、AKASHIは操作がしやすいデザインになっており、テレワークを導入した際に誰でも簡単に勤怠管理をすることができます。勤怠管理をスムーズに行えることから、通常業務に集中できるITツールといえるでしょう。
【機能】
〈様々な打刻方法〉
パソコン、iPad、スマートフォン、ネットワーク対応ICカードリーダーなどで打刻することができます。その日のスケジュールに合わせてデバイスを選び、どこからでも打刻を行えます。さらに、スマートフォンなどの位置情報サービスがあるデバイスから打刻する際は、位置情報も記録することができます。
〈テレワーク機能〉
従業員が打刻をしたのち、テレワーク開始をすることにより、管理者は「テレワーク中」の従業員をリアルタイムで確認することができます。また、「本日の出勤状況」画面では各従業員の当日の出勤状況やテレワークの状況が確認できます。 当日出勤はされているのか、現在勤務中なのかなどリアルタイムの状況を確認が行えます。
【レビュー】
シンプルで分かりやすいUIのため、テレワークだと把握しづらい勤怠状況が可視化しました。また、打刻を忘れてしまっても、あとで勤務時間を申請することができる機能があり、とても重宝しております。テレワークをすることで多様化する、それぞれの働き方に合わせた勤怠管理をすることができます。
AKASHI導入後、自発的な生産性向上の意識改革や、従業員それぞれのライフスタイルに合わせたテレワークの実現をメリットとして体感しております。
【料金】
初期費用がかからず、1人当たり200円から始めることができる手軽なサービスです。今なら、5月末日までに申し込むと7月末日まで「プレミアムプラン」を無償で利用することができます。この機会に利用してみるのはいかがでしょうか？
Senses ―成果を自動的に最大化する営業支援ツール―
【特徴】
Sensesは、行動実績やメール、目標、リスクなどの営業案件に関する情報を一括管理することができます。さらに、Senses内に蓄積したナレッジをチームメンバーに提案し、チーム全体の組織力強化にもつながります。テレワークで希薄になりがちな、チーム内での情報共有にうってつけのITツールであると言えるでしょう。
【機能】
チーム内や営業会議で共有する、案件に関する進捗はカード形式で直感的に確認ができます。案件のステータスやフェーズの変更などはドラッグドロップで1画面上で簡単に操作が可能です。案件の状況共有が簡易にできます。
〈アクション管理〉
企業の事前情報や取引先とのやり取りなど、行動履歴を登録・管理できます。登録したアクションは過去の類似案件からおすすめアクションをレコメンドされます。また、チーム全体の営業活動を時系列に把握できるため、優先すべきことが明確になります。
【レビュー】
営業業務に必要な、取引先の事前情報収集やメールや電話でのやり取りなどの案件管理とアクション管理ができます。取引先の情報（企業概要、プレスリリース、有価証券報告書、財務情報）は自動収集されるので、手間を省くことができます。
案件の進歩状況や履歴が残るので、チームメンバーの誰でも案件の状況を把握しやすく、何を優先すべきかが明確になります。この機能のおかげで効率的に仕事を進められるようになりました。
https://product-senses.mazrica.com/feature/
Stock ―チームの情報を最も簡単に残せる タスク管理ツール―
【特徴】
Stockを利用すると、チーム情報とタスクの管理を簡単にすることができます。普段まとめにくい、チームでのタスクに関するあらゆる情報をまとめてストックすることができます。Stockは、税務・会計事務所やコンサルティング企業、さらには大学のゼミなど、様々な場面で利用されています。幅広い分野で、情報の管理をする際に利用されているITツールです。
【機能】
〈情報のストック〉
チーム内で共有してい情報や、議事的に残しておきたい情報を誰でも記載することができます。タスクごとの”ファイル”を作成すると、”ノート”に書き留めておきたいことを記述しておくことができます。その情報は、リアルタイムでチーム内で共有されるので、チャットでの会話で起こりがちな情報の流れを防止することができます。さらに、関連するタスクを書き留めて、期限を設定することができるので、対応漏れの心配もなくなります。
【レビュー】
チームやプロジェクトごとにファイルやメールを共有できるため、情報の整理がしやすくなります。過去のプロジェクトで利用した資料を参考にしたいときなどに有効に利用することができます。
タスク管理もできるため、チームのメンバーが何の仕事をしているのかも把握することができます。職場が固定されていないテレワークでも、一目でチームメンバーの仕事内容を把握できることで自分のするべきことが明確になります。
さらに、タスクの期限を入力しておくと、期限が近くなった時にリマインドで表示される機能は
とても役立っています。
hubble ―ドキュメントのバージョン管理サービス―
【特徴】
法務ドキュメントのやり取りにおけるあらゆる業務をクラウドで一元管理することのできるITツールです。
hubbleを導入することで、法務ドキュメントのバージョン・差分・ナレッジなどをクラウドで視覚的に一元管理することができます。
【ポイント】
〈Word文化はそのままで、導入が可能〉
hubbleはWordをベースとしたサービスとなるため、導入される企業様はこれまで通りWordで実際の編集作業を行えます。そのため導入のハードルが非常に低い事が特徴です。
〈複雑な操作を必要とせず、簡単に利用できる〉
hubbleの利用では、複雑な操作を一切必要としません。
管理における煩わしい作業は全てhubbleが自動的に行うため、ドキュメントのクオリティを高めることだけに専念することができます。
〈他社サービスとのAPI連携が可能〉
クラウドサイン(cloudsign)と連携することで、hubbleで作成した契約書でそのままクラウドサイン(cloudsign)を使った締結作業ができます。
slackとの連携では、hubbleでドキュメントに関するコメント来たときに、slackのチャンネルやダイレクトメッセージで通知を受け取ることができます。
この様に他社サービスとの連携で、シームレスなhubbleの利用が可能です。
【レビュー】
WordやPDFの一つのファイルをHubble上で管理し、変更された点や変更の履歴をチームで共有することができます。また、修正されたドキュメントの変更箇所はどこなのかを分かりやすく表してくれます。
hubbleでドキュメント編集を行うことで、これまでの様々なドキュメント内容や編集の経緯がクラウド上に集約されます。そのため、hubbleにアクセスすることで、いつでも過去のナレッジを参照することができ、ドキュメント製作に役立てることができます。
終わりに
ここまで見てきたように、テレワークをするためのにはさまざまなものがあります。今回ご紹介したITツールと共にテレワークを導入することで、テレワークのデメリットをカバーすることができます。コロナウイルスの対策を機にテレワークを導入してみてはいかがでしょうか。
弊社ではテレワークやそれに伴うITツール導入についてのご相談を承っております。是非お気軽にお問い合わせください。
