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電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、経理のデジタル化を推進するものです。
この法律に基づくと、取引に関する書類に通常記載される情報(取引情報)を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても定められています。
電子帳簿保存法の適用には、特定の要件が必要です。例えば、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律に基づき、各税法で保存が義務付けられている帳簿(国税関係帳簿)を作成する必要があります。
また、システム関係書類等(システム概要書や操作説明書等)の備付けがあること、保存場所に、ディスプレイやプリンタ等(見読可能装置)を備付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができることなどが要件として挙げられます。
電子帳簿保存法の導入には、業務効率化、書類の保管コスト・スペースの削減、セキュリティの向上、検索性の向上、情報管理の向上・紛失リスクの低下などのメリットがあります。しかし、システム導入のコストや社員教育の必要性などのデメリットも存在します。
また、令和3年度の税制改正により、電子取引データ(電子メールの添付などで受け取った電子データなど)は、原則、電子データでの保存が義務付けられました。これにより、会計ソフトなどで作成した帳簿書類や電子取引データの保存についても、原則、年月日や金額、取引先の検索ができるようにするなどの要件が緩和されました。これにより、情報管理の向上や紛失リスクの低下が期待できます。