【セミナーレポート】「ゼロから学ぶ電子契約」〜全国に広がる電子契約、郵送費も印紙代も不要に！～
EXPACTと弁護士ドットコム株式会社様共催の「ゼロから学ぶ電子契約」をテーマにしたセミナーが行われました。今回は、本セミナーの様子をお伝えします！
～登壇者プロフィール～
矢野 亮祐（やの りょうすけ）氏
・弁護士ドットコム株式会社
・パートナービジネス部 パートナーサクセスグループ パートナーセールチーム所属
第一部：電子契約の普及状況
まず初めに、電子契約の普及状況について、昨今のコロナ情勢なども交えながらお話いただきました。
2020年1月の調査で、8割以上の企業が電子契約を採用・または採用を検討していると回答しています。また、43.4％の企業が電子契約を使用していましたが、2022年1月の調査では69.6％の企業が使用しており、電子契約を行う企業の数は増大しています。
また、大手・中堅企業が今後導入したいと考えているITツールの回答結果は電子契約が1位となり、電子契約に関心がある企業が多いという状況です。
今後の電子契約市場予測
2020年から市場規模が拡大傾向にあります。また、コロナ禍でのテレワーク推奨の後押しからオンラインでの商談がメインとなってきており、まだまだ市場が広がる可能性が高いです。
特に、2019年から自治体にも電子契約が取り入れられてきました。「クラウドサイン」は既に47以上の自治体に導入されており、自治体への導入は今後更に増える見込みです。
2020年頃から電子契約の法整備が行われ、現在はほとんどの契約書が電子化出来るようになりました。自治体が実際に電子契約を使い始め、それに伴って民間企業も導入が進んでいる現状です。
国内での自治体導入No.1である電子契約サービス「クラウドサイン」
「クラウドサイン」はすべての行政機関で利用できる国内唯一の電子契約サービスであり、以下のような点がポイントです。
・電子署名法に準拠しており、国との契約書においても問題なく利用可能
・国のセキュリティ要件（ISMAP）を満たした唯一の電子契約サービス
・日本初、LGWAN-ASP(政府・自治体の持つネットワーク)に対応できる仕様となっている
法律面、セキュリティー面などからの電子契約への懸念点を払拭しており、信頼を獲得しているサービスです。
（引用：クラウドサイン【https://www.cloudsign.jp/】）
さらに電子帳簿保存法改正が決まり、2023年12月31日で宥恕措置（※）が終了しますが、「クラウドサイン」は契約締結後に関しても保管管理が出来るサービスとなっているため、新たな法改正にも対応が可能です。
※宥恕措置とは、電磁的記録の電子保存義務化に2年間の猶予期間を設ける経過措置のことを指します。
第二部：そもそも電子契約とは？
では、そもそも電子契約とはどのような仕組みなのでしょうか？セミナー第二部では、電子契約のメリット・仕組みについて講義されました。
電子契約とは、暗号技術を応用し、「電子署名」と「タイムスタンプ」を電子ファイルに施すことで、安全に当事者の合意の証を残し、締結する契約を指します。
電子契約の際にハンコごと画像データにすると、画像にした印鑑は単なる画像データなので、改ざんされたり盗用される等のリスクがあります。紙を電子化して同意を取りたい場合にはハンコの代わりの仕組みが必要だったため、そこで普及したのが「電子契約」です。これにより、PDF内に取引情報のすべてのログ(受け取り担当者や捺印した人、時間等含む)を安全に保管することができます。
また最後に「タイムスタンプ」を使用することにより、一方が改ざんを行おうとした際に検知し、改ざんされたという履歴を残します。
このような仕組みにより改ざんを防止し、法的証拠を担保しているのです。
電子契約を導入するメリット
クラウドサインの導入には大きく分けて3つのメリットがあります。
①効率の良いテレワークが可能
テレワークの際、押印のために出社する等の手間を減らせます。
直接ハンコをもらう必要がないため、「上司が出社していないため押印がもらえない」といったケースがなくなります。また、紙ベースとは違い物理保管ではないので、簡単に過去の記録の検索ができます。
②契約にかかるコスト削減
契約締結に関する様々なコストを削減でき、書類作成や印紙代、郵送の準備など人的コストを減らすことができます。
③電子契約への対応
取引先からの電子契約締結依頼にスムーズに対応することができるようになります。
電子契約導入による業務工程の効率化について
電子契約を導入すると、大幅に業務工程を短縮できます。
例えば従来の紙ベースでの契約締結と、電子契約での契約締結の工数を比較すると、以下のようになります。
（引用：クラウドサイン【https://www.cloudsign.jp/】）
このように工程を大幅に削減でき、業務効率化に寄与します。
電子契約導入によるコスト削減効果について
電子契約導入は、郵送費・印紙代・保管費・人件費の削減にもつながります。
従来の紙ベースの契約締結の書面1件あたりにかかる費用は以下のようになります。
（引用：クラウドサイン【https://www.cloudsign.jp/】）
さらに印刷・押印・製本・郵送等の作業が不要となり、締結までのリードタイムが最短１分に短縮化するケースや、締結リードタイムの短縮により受注率が改善され、契約成約率が4倍になった事例もあるそうです。
電子契約導入による手間の削減
他にも管理や照会が楽になると言った点があり、以下のようなメリットが上げられます。
・チームメンバーはクラウドサイン上で締結完了書類の閲覧が可能に（照会が不要）
・書類情報を付与しておけば検索も容易に（原本照会の手間がなくなる）
このような利点から月間40時間以上の業務時間削減につながった事例もあるようです。
また、どこにいても押印ができるのも電子契約のメリットの1つです。スマホひとつで押印が出来るため、押印のためだけに出社する必要がなくなります。テレワークを容易にするためや、災害時・非常時におけるBCP対策（※）の一環として導入する企業も増えているといいます。
※BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業継続するための手段を決めておく計画のことです。
大企業だけでなく中小企業の運営にも効果的
最近は、中小企業でも導入されるケースが多く見られます。
中小企業など少ないメンバーでの企業運営では、人的リソースを割くことが難しくなります。しかし、事業成長のためには管理部門の早期立ち上げや、強固な経営基盤の構築が必要であるため、契約締結・契約管理の業務に電子契約を取り入れることによって、コストや工数を最小化できます。
導入可能な契約書一覧
業種問わず、合意に基づいて作成されるさまざまな書類に対応しており、以下は業種別の電子契約導入が可能な書類一覧です。
【人事系】
雇用契約書
労働条件通知書
身元保証書
採用内定通知
入社誓約書(入社承諾書)
【売買系】
物品売買契約書
土地売買契約書
建物売買契約書
不動産売買契約書
【賃貸系】
建物賃貸借契約書
土地賃貸借契約書
駐車場使用契約書
建物使用貸借契約書
【営業・購買系】
取引基本契約書
サービス利用申込書
注文書・注文請書・請求書
領収書
【金銭賃貸系】
金銭消費貸借契約書
金銭借用書
債務承認弁済契約書
債権譲渡契約書
【業務委託・請負系】
業務委託契約書
請負契約書
建設請負契約書
販売特約店契約書
代理店契約書
商品販売委託契約書
供給契約書
製造委託契約書
【その他】
秘密保持契約書
機密保持契約書
株式譲渡契約
個人情報取扱同意書
契約変更合意書
契約解除通知書
遺産分割書
死因贈与契約書
著作権譲渡契約書
合併契約書
取締役会議事録
この他にもさまざまな契約類型に対応しているので、お気軽にご相談ください。
第三部：電子契約サービス「クラウドサイン」
クラウドサインは電子契約サービスのシェアNo.1であり、大手企業を中心に業界業種問わず、数多くの企業への導入が進んでいます。近年では多くの自治体でも導入される電子契約市場占有率No.1でもあり、導入社数130万社超、累計送付件数1000万件超を突破しています。
クラウドサインが多くの企業に導入されている理由
クラウドサインがこれだけ多くの企業・自治体に導入されている背景には以下のような点があります。
・業界No.1の圧倒的な実績
・弁護士ドットコム運営の法的な安心感
・シンプルでわかりやすいUIと、導入時のコンサルティングサービスによる社内推進・取引推進のしやすさ
クラウドサインの操作方法
クラウドサインの簡単な操作方法についてご紹介します。
書類をアップロード→宛先入力→帳簿作成→送信→メールで受信→契約書確認・合意→締結完了・契約書受信
締結した契約書はクラウド上で管理が可能であり、契約書の分類や契約情報をAIが自動で習得し管理するので、契約書の金額や取引先名などのデータ入力が不要になります。
電子帳簿保存法の定める検索要件の紐づけにも対応するために、必要な書類情報を自動で登録する「AI契約書管理機能」を搭載していますので、ファイルに契約締結日、金額、相手の名前などの検索要件を紐づけし忘れた際にも、AIが自動で紐付けを行います。
第四部：電子契約の活用実例
実際に、電子契約を導入し活用されている事業者の方々の事例を1部をご紹介します。
①企業名：株式会社ウチダレックス様
業界：不動産業
契約類型：業務委託契約書・賃貸契約書
・営業活動の効率化
・契約締結のスピードアップ
・テレワークの推進
【概要と改善点】鳥取県米子市で賃貸管理、建設、LPガス販売などの事業を手掛ける。2022年5月から宅建業法改正による賃貸借契約の電子化解禁に先立ち導入。紙契約だと契約締結から1週間を見込んでいたところ、電子化により繁忙期でも迅速に契約締結ができるようになった。
賃貸仮契約法の電子化や営業部門、総務部門の業務が効率化、テレワークや週休3日制など柔軟な働き方ができており退職者がほとんどいない。
ウチダレックス様の記事はこちらから↓
https://www.cloudsign.jp/case/2022/06/13/uchidarec/
②企業名：社会福祉法人美芳会様
業界：介護職
契約類型：申込書（注文書）
・契約書管理の効率化
・契約締結のスピードアップ
・コンプライアンス・セキュリティ強化
【概要と改善点】静岡県に4つの施設を構え、高齢者向け介護保険事業を展開。契約締結にはおよそ半月がかかり、さらに紛失による再発行も。業務ツールとして定着していたTeamsと連携させることでシームレスに運用。保管スペースが削減でき、行政による監査対応や災害時対応にも寄与。
社会福祉法人美芳会様の記事はこちらから↓
https://www.cloudsign.jp/case/2022/05/09/miyoshikai/
③自治体名：千葉県浦安市
業界：官公庁・自治体
契約類型：秘密保持契約、基本契約書、売買契約書、請負契約書
・人件費削減
・契約締結のスピードアップ
・コンプライアンス・セキュリティ強化
【概要と改善点】2022年人口17万人、人口増による成長から街の成熟を目指しDXを推進。2022年4月から契約書の電子化を開始。経費や人件費削減のため、市役所における事務業務のさらなる効率化に寄与。市民や事業者にとっても来庁の必要や、郵送・印紙代が不要になった。
勝浦市の記事はこちらから↓
https://www.cloudsign.jp/case/2022/05/27/city-urayasu-chiba/
クラウドサインのホームページには他にも様々な導入事例がわかりやすく掲載されているので是非こちらをご確認ください。
https://www.cloudsign.jp/case/
まとめ
電子契約サービス「クラウドサイン」を導入することで、得られるメリットは以下のようになります。
・契約書類を全てオンラインで管理可能で、簡単に検索、どこでもアクセスができ、紛失のリスクも無くせる。
・契約締結までの工程を簡潔化することで、コストの削減や契約の迅速化に寄与する。
・他社サービスやAPIとの連携を行えるので1元的に管理ができ、手間を減らせる。
・株主総会手続きの簡素化もできたりと、幅広い契約書・議事録・委任状に対応できる。
Q＆A
最後に、Q&Aについてもご紹介します。
Q：契約書以外の書類としても使えますか？特殊な事例などありましたら教えてください。
A：ハンコの代わりに使えますので、相手と合意を取りたいもの、証跡を残したいもの全般にご利用いただけます。変わり種でいうと取締役会議事録の電子化や、商業登記にもご使用できますので、活用範囲は広いと思います。
Q：メリット以外に何かデメリットは無いのでしょうか？
A：紙媒体での契約から電子契約に移行する際のルール変更や仕組み作りに関して、一定の手間がかかってくるケースがありますが、印章管理規定の電子版サンプルなどもご用意しておりますのでお気軽にご相談ください。
電子契約自体のデメリットとしては殆どありません。メリットしか無いとおっしゃられるお客様も多いです。
Q：社内にパソコンやネットに不慣れな人間が多いのですが、契約時にレクチャーしていただけるようなサービスはありますか？
A：簡単なUIを搭載していますので、操作していただくにあたって、難しい仕様ではありませんが、説明会の開催や使用法のレクチャー、Zoomでのご説明やデモの実施も可能です。
使い方の資料も充実していますし、チャットサポートの機能もありますので安心してご利用いただけるかと思います。
終わりに
今回のセミナーでは、電子契約サービス「クラウドサイン」を導入することで、様々なメリットがあることがわかりました。
導入についての悩みやご相談にも対応しているので、何から電子化すればよいか分からないといった方は、これを機に是非ご相談いただきクラウドサインの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
EXPACTでも、「クラウドサイン」導入についてのご相談を承っておりますので、ご興味のある方は是非こちらもご覧ください。
